20.04.2012
Как привести текст в нормальный вид с помощью MS Word 2010
Итак, в этой статье я расскажу как с помощью нехитрых манипуляций с использованием горячих кнопок, их сочетаний привести любой текст в идеальное состояние.
Идеальным текстом я считаю такой текст, в котором:
- нет двойных пробелов, двойных абзацев, разрывов строки, мягких переносов, неразрывных пробелов;
- где все главы и параграфы выделены черным и по центру, в тексте выделений курсивом/жирным/подчеркиванием не имеется, а также содержание создано с помощью функции автоматического оглавления.
Текст для исправления может быть любой, поэтому приводить здесь примеры я не буду. Со временем Вы сами научитесь все это делать практически автоматически, опуская при этом те пункты, которые по вашему мнению неприменимы к данному тексту.
Итак, редактируемый текст загружен/скопирован в MS Word 2010.
Схема работы будет такой:
1. Выделяем весь текст, нажимая сочетание CTRL + A.
2. Нажимаем сочетание клавиш CTRL + пробел // тем самым вы очищаете формат текста, который был использован при сканировании последнего или применен при создании странички, если таковую вы взяли с интернета.
3. Переходите во вкладку «Разметка страницы» в верхнем меню программы и изменяете последовательно: ПОЛЯ – по умолчанию нужно выставить «Обычные», на всякий случай выбираете Ориентацию – КНИЖНАЯ (при сканировании программы распознавания текста иногда путают ориентацию страницы), РАЗМЕР страницы – А4, КОЛОНКИ – одна (при сканировании книг нужно избавляться таким способом от книжного формата).
4. Переходим во вкладку «ГЛАВНАЯ» в верхнем меню MS Word. При этом текст должен полностью остаться выделенным. Если вы случайно нажали в любую рабочую область экрана – выделение сбросится. Нужно снова нажать сочетание клавиш CTRL + A.
5.Выбираем стиль написания шрифта – Times New Roman. Рядом выбираем размер шрифта – 14.
6. Нажимаем правой кнопкой по выделенному тексту, появится контекстное меню. Находим фразу – АБЗАЦ.
В нем выбираем междустрочный интервал – 1,5, параметры ПЕРЕД – 0 пунктов, ПОСЛЕ – 0 пунктов (по умолчанию 10), поставьте галочку чуть ниже «Не добавлять интервал между абзацами одного стиля». Чуть выше находятся параметры ОТСТУПОВ – слева – 0, справа 0, первая строка – ОТСТУП, при этом цифровое значение поля должно составлять 1,15.
Еще выше параметры ОБЩИЕ – выбираем параметры ВЫРАВНИВАНИЯ (по ширине), УРОВЕНЬ – Основной текст.
Здесь мы завершили. Не спешите закрывать вкладку. Перейдите на соседний вкладыш в этом же окне параметров, называемом ПОЛОЖЕНИЕ НА СТРАНИЦЕ. И уберите все галочки, кроме «ЗАПРЕТ ВИСЯЧИХ СТРОК».
7. Следующим пунктом редактирования мы избавим текст от двойных пробелов, мягких отступов , неразрывных пробелов, а также разрывов строки. Это обязательное условие чистого текста. Кроме того, при проверке на плагиат все эти ньюансы легко обнаруживаются.
Убрать лишнее можно, нажав сочетание CTRL + F. Учтите, что при этом весь текст выделять не обязательно. При нажатии на это сочетание откроется окно «НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ», содержание две строки, НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ НА. В первой строке мы укажем то, ЧТО НУЖНО ЗАМЕНИТЬ, а во второй строке – НА ЧТО ЗАМЕНИТЬ. Напомню, что мы пытаемся убрать двойные пробелы, мягкие отступы и т.д. Вообще, эту вкладку важно использовать почаще. Так как она позволяет преобразовать текст за считанные минуты. Например, изменить название организации, встречающейся в тексте с ООО «Крид» на ОАО «Kreed».
Все это делается весьма просто.
Ставим курсор на верхнюю строчку – НАЙТИ. Нажимаем на кнопку внизу – БОЛЬШЕ. Открылось расширенное окно вкладки НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ. Нажимаем на кнопочку, расположенную еще ниже – СПЕЦИАЛЬНЫЙ. В выпадающем списке находим РАЗРЫВ СТРОКИ. Выбрали. Заметили, что в строке появился символ, соответствующей специсимволу, применяющемуся в Worde для отображения разрывов строки. Которые весьма нудно вычислять и удалять вручную.
Далее, во второй строке по такому же принципу ставим курсор. Нажимаем на кнопку СПЕЦИАЛЬНЫЙ. И выбираем в самом верху списка ЗНАК АБЗАЦА. То есть мы заменяем спецсимвол «РАЗРЫВ СТРОКИ» на «ЗНАК АБЗАЦА». При этом текст преобразится коренным образом. Станет симпатичнее и цивилизованнее.
Точно такую же операцию проделываем с символом НЕРАЗРЫВНЫЙ ПРОБЕЛ. Только его заменяем на простой пробел. То есть в строке ЗАМЕНИТЬ НА: нажимаем один раз на пробел.
От мягких переносов избавляемся заменой их на пустоту. То есть в строке ЗАМЕНИТЬ НА: убираем все символы.
Избавиться от двойных пробелов можно очень просто. В строке «НАЙТИ» ставим 2 пробела, а в строке ЗАМЕНИТЬ НА: 1 пробел. Таким образом. 2 пробела заменятся на один. Это уже не так критично и заметно, как 2 пробела. Если в вашем тексте, к примеру, существуют 8 пробелов, то их можно также заменить на 1 пробел. Но в этом случае, после замены пробелов, у вас в тексте останутся 6 пробелов. Следовательно, процедуру нужно повторять до тех пор, пока заменять будет нечего.
В следующем уроке я расскажу как избавиться от квадратных скобок и заменой еще нескольких элементов. Хотя вы и сами можете поэкспериментировать.
8. Все параграфы и названия глав выделяем жирным и отцентрируем относительно листа. Отметить жирным текст, выделенный с помощью мышки можно сочетанием клавиш CTRL + B. Выровнять по центру придется мышкой во вкладке «ГЛАВНАЯ».
9. Итак, вы проделали все то, что написано выше. Проставили нумерацию в списке литературы. Все названия глав и параграфов выделены и расставлены по центру листа.
10. Осталось добавить оглавление. В нашем случае мы сделаем его автоматическим. Т.е. таким, которое автоматически пересчитывает номер страницы, на котором расположен тот или иной параграф или глава.
Для этого в первую очередь нам нужно выделить все глав и параграфы, включая введение, заключение и список литературы. Для этого выделяем мышкой слово введение, прокручиваем текст до появления ГЛАВА 1. Никуда при этом не щелкаем мышкой. НАЖИМАЕМ клавишу CTRL и удерживаем ее до тех пор, пока вы не выделить вашу «ГЛАВА 1» и следующий за ней параграф (хотя параграф может находиться и на другой странице). После этого отпускаем CTRL, никуда не щелкаем мышкой. Прокручиваем вверх и убеждаемся, что и введения и глава 1 выделены. Проводим аналогичную процедуру со всеми параграфами и главами, включая список литературы, приложение и пр.
После всего этого, так же не забывая при это не щелкать лишний раз кнопками мышки, иначе все ваши труды пропадут и придется начинать все заново, вам нужно добавить выделенные параграфы в оглавление. Делается это просто. Находим в верхнем меню программы MS WORD вкладку «ССЫЛКИ». И выбираем слева пункт «ДОБАВИТЬ ТЕКСТ» - УРОВЕНЬ 1.
Не снимая выделения с текста, переходим снова во вкладку ГЛАВНАЯ, выбираем АБЗАЦ и наблюдаем как изменились внизу параметры интервала. Снова выставляет везде нули, ставим галочку и выбираем полуторный интервал.
Часто, после добавления текста в УРОВЕНЬ 1, выделенный текст меняет цвет на синий. Это легко устраняется, опять же оставляя выделенные фрагменты текста, во вкладке ГЛАВНАЯ выбираем черный цвет шрифта.
Все, теперь вы можете щелкать мышкой куда вам вздумается. Основную процедуру добавления в АВТООГЛАВЛЕНИЕ мы завершили.
Теперь, прокручиваем колесиком мышки до самого верха страницы, ставим курсов перед словом ВВЕДЕНИЕ, то есть вообще в самое начало листа. Переходим снова во вкладку ССЫЛКИ. И выбираем уже выпадающее меню «ОГЛАВЛЕНИЕ» - Автособираемое оглавление 1. Нажали – получили результат.
Возврат к списку
